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Solucionado Estado de cuenta de clientes

Tema publicado en 'Macros y programación VBA' iniciado por majo, 13 Feb 2009.

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  1. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Hola a todos, me permite hacer la siguiente consulta al foro.
    Tengo que elaborar estados de cuenta de clientes, en el cual me refleje el saldo inicial, movimientos de cargos y abonos y saldo final, tengo ya hechas varias bases de datos en las que contiene numero de factura, fecha e importe así como en otra tengo los pagos hechos por los clientes, y en la última el importe de notas de credito.
    No se como hacer un macro para que de forma automatica me de el estado de cuenta mensual por cliente. Si alguien me pudiera ayudar mucho lo agradeceria
  2. Luis Fernando

    Luis Fernando Usuario Activo

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    Sería bueno ver como tienes tus datos, piensa por ejmplo en anexar un ejemplo de tus bases de datos, con ella podríamos sugerirte algo como la macro que dices o seguro por medio de funciones como SUMAR.SI que creo nos podría servir.
  3. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Gracias por tu interes subo parte del archivo donde se encuentra el registro de facturas, pagos y notas de credito, como comente lo que requiero es elaborar un estado de cuenta mensual por cliente que de forma automatica tome los datos de cargos y abonos y los refleje en el mismo estado de cuenta, espero que me puedas ayudar, de verdad no encuentro la forma de hacerlo, de antemano muchas gracias, saludos.

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  4. Luis Fernando

    Luis Fernando Usuario Activo

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    Para elaborar un estado de cuenta debemos de tener el saldo anterior (de los que lo tengan) en algún lado en otro lugar (base de datos una o varias) los movimientos.

    Pero veo que diferencia habría entre tus hojas "Control" y "Facturas".

    Será que debo tomar como unica base de datos de movimiento la hoja de control ?
  5. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Gracias mira en mi hoja de control determino la fecha del último depósito a cada factura y obtengo la diferencia para emitir la nota de crédito correspondiente e imprimirla, en la hoja de facturas llevo el control de todas las facturas que se han emitido a la fecha, este control es básico para cálculos de impuestos y además me sirve como base para obtener la información requerida en la hoja de control No. factura, Fecha Factura, Importe de la misma, número de cliente,etc., el saldo inicial de cada cliente lo voy a iniciar a partir de mis saldo finales del ejercicio 2007, y de ese modo poder obtener estados de cuenta mensuales por los ejercicios de 2008 y 2009.
    Todo ese trabajo lo requiero ya que en en lugar que laboro no cuenta con ningun tipo de software administrativo razón por la cual he tenido que ir implementado controles administrativos en excel, pero este detalle si me ha costado trabajo ya que no tengo muchos conocimientos en macros, espero que me puedas ayudar y tambien me sirva dicha ayuda para aprender aun más sobre la hoja de calculo, de atemano muchas gracias por tomarte el tiempo en atenderme, saludos.
  6. Luis Fernando

    Luis Fernando Usuario Activo

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    Disculpa pero aun no logro entender tus datos, no veo que por ejemplo una de las primeras facturas la 7031 esta en la hoja facturas pero no en control. Asi mismo algunas como la primera del control la número 6792 solo está en control no en la hoja facturas.
  7. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Luis Fernando disculpa la molestia, tienes razón lo que sucede que borrere parte del archivo ya que no lo podia subir por por cuestiones de tmaño, pero mira la idea es como te comento elaborar un estado de cuenta mensual por cliente, con saldo inicial, movimientos de cargo y abono (compras y pagos) y saldo final, la situación es esta se factura al cliente mercancia una o varias meses al mes, se da crédito de 30, 60, 90 y 120 días, se aplica un descuento al pago dependiendo los días de crédito es por eso que se calcula e imprime una nota de credito, al final el saldo de cada factura debe ser cero, pero como comprenderas al final del mes queda siempre un saldo pendiente en cada cliente ya sea por los días de credito, el numero de abonos que se aplican en ese mes más las compras que realice. Espero explicarme al respecto.
    Yo he trado de hacer estos estados de cuenta pero el movimiento mensual es muy alto y en forma manual ya te imaginaras lo tardado que es.
    Ahora si checas la hoja de control en ella refleja en numero de cliente nombre fecha factura importe y fecha del último deposito, tambien tiene el calculo de la diferencia que queda al final por cada factura que es la base pa emitir la nota de crédito.
  8. neverdelimon1

    neverdelimon1 Moderador Staff AyudaExcel

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    Hola Majo

    Lo que comentas si es posible hacer (con ayuda de VBA), pero como bien lo señala el master Luis, es necesario saber primero cual hoja es la base (a mi parecer de la hoja Control, se podria general el auxiliar, siempre y cuando ahi tengas todos los movimientos), la macro deberá ser capaz de construir el auxiliar, seria bueno que precisaras que campos te gustaria que tuviese por ejemplo (fecha-concepto-debe-haber-saldo).

    Para las notas de credito que fecha consideras, la de la factura o la del pago?


    te envio saludos cordiales
  9. Luis Fernando

    Luis Fernando Usuario Activo

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    Que tal si se trabaja sobre una matriz o base de datos de los movimientos que entre otros tenga fecha, tipo de documento (factura o notas debito o credito), número de documento, valor, etc.

    Ahi si como dices con el primer corrido de la macro se generarían los primeros saldos y luego ya será tomar el anterior más movimiento igual a nuevos saldos.
  10. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Hola Luis Fernando y Neverdelimon1, gracias por su interés, mira el archivo que subí no esta completo en las pestañas de Control y Factura, les explico para que utilizo esas dos pestañas.
    La pestaña de Factura la utilizo para el registro mensual de cada una de las facturas de venta emitidas por cada ejercicio fiscal. Esta hoja es la base de donde toma los datos de cliente fecha e importe la hoja de control.
    La pestaña de Control es el registro de las facturas que se han cobrado en el mes, si checan el formato las columnas B, C, D, E y G se buscan o jalan los datos después de digitar en la columna A el número de factura y en la columna “F” se tiene que registrar la fecha del último depósito y en la columna “H” el importe total depositado, en las siguientes columnas hace el cálculo de la diferencia entre el importe original de la factura y el importe total depositado a esa misma factura, la diferencia es la nota de crédito que se imprime en la pestaña Nota de Crédito.
    Espero que mi explicación sea al momento lo más clara posible.
    Y en la pestaña de nota de crédito se digita el número de factura (dato que se obtiene de la hoja de control) y se imprime la nota correspondiente.
    Ahora el paso que no logro hacer es el obtener un estado de cuenta por cliente, este estado de cuenta tiene que reflejar datos del cliente, saldo inicial movimientos mensuales de cargos o compras (Hoja de Facturas), pagos o abonos (Hoja de Control, recuerden que es en esta hoja donde se registra el pago de facturas) y saldo final. Incluso seria bueno que pudiera desglosar también el tiempo de crédito, quiero decir que el estado de cuenta pudiera reflejar rangos en días de los días que transcurren entre la fecha de facturación y la fecha de cobro de esa factura (30, 60, 90, 120 y mas de 120 días).
    Con la explicación anterior y esperando sea lo más claro posible las dos hojas, Control y Factura son la base esencial para la elaboración del estado de cuenta, yo lo he intentado pero la verdad no tengo conocimiento en macros, y lo poco que he podido ir investigando no he encontrado ningún tipo de información que me de la pauta para poderlo desarrollar, mucho agradecería su ayuda y explicación para aprender de gente como ustedes que saben del tema.
    De antemano les agradezco y les envió un cordial saludo. Gracias.
  11. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Hola Luis Fernando y Neverdelimon1, gracias por su interés, mira el archivo que subí no esta completo en las pestañas de Control y Factura, les explico para que utilizo esas dos pestañas.
    La pestaña de Factura la utilizo para el registro mensual de cada una de las facturas de venta emitidas por cada ejercicio fiscal. Esta hoja es la base de donde toma los datos de cliente fecha e importe la hoja de control.
    La pestaña de Control es el registro de las facturas que se han cobrado en el mes, si checan el formato las columnas B, C, D, E y G se buscan o jalan los datos después de digitar en la columna A el número de factura y en la columna “F” se tiene que registrar la fecha del último depósito y en la columna “H” el importe total depositado, en las siguientes columnas hace el cálculo de la diferencia entre el importe original de la factura y el importe total depositado a esa misma factura, la diferencia es la nota de crédito que se imprime en la pestaña Nota de Crédito.
    Espero que mi explicación sea al momento lo más clara posible.
    Y en la pestaña de nota de crédito se digita el número de factura (dato que se obtiene de la hoja de control) y se imprime la nota correspondiente.
    Ahora el paso que no logro hacer es el obtener un estado de cuenta por cliente, este estado de cuenta tiene que reflejar datos del cliente, saldo inicial movimientos mensuales de cargos o compras (Hoja de Facturas), pagos o abonos (Hoja de Control, recuerden que es en esta hoja donde se registra el pago de facturas) y saldo final. Incluso seria bueno que pudiera desglosar también el tiempo de crédito, quiero decir que el estado de cuenta pudiera reflejar rangos en días de los días que transcurren entre la fecha de facturación y la fecha de cobro de esa factura (30, 60, 90, 120 y mas de 120 días).
    Con la explicación anterior y esperando sea lo más claro posible las dos hojas, Control y Factura son la base esencial para la elaboración del estado de cuenta, yo lo he intentado pero la verdad no tengo conocimiento en macros, y lo poco que he podido ir investigando no he encontrado ningún tipo de información que me de la pauta para poderlo desarrollar, mucho agradecería su ayuda y explicación para aprender de gente como ustedes que saben del tema.
    De antemano les agradezco y les envió un cordial saludo. Gracias. Te envió el presente no se si recibiste mi última explicación, saludos
  12. majo

    majo Nuevo Usuario

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    para las notas de crédito tomo la fecha del último deposito y el auxiliar si seria fecha-concepto-debe-haber-saldo.
  13. neverdelimon1

    neverdelimon1 Moderador Staff AyudaExcel

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    Hola Majo

    Adjunto subo el ejemplo del Auxiliar, (espero haber interpretado correctamente tu necesidad y tus bases de datos para generar el cargo y el abono correspondente)

    Lo subo a un servidor gratuito porque por cuestiones de tamaño por aqui no se puede

    aca lo encuentras

    La macro trabaja a base de autofiltros
    La macro se encarga de administrar una HojaPunente, la cual crea cuando la necesita y elimina cuando ya no la requiere, llevando los datos a la hoja Auxliar, en la Hoja Auxilir te genera el Auxiliar de Clientes, tras indicar los datos (Cliente, y periodo) presiona el boton de Consultar.

    El saldo inicial del ejercicio lo deberá tener indicado en otra base de datos para de ahi jalarlo con BuscarV (en tu base de datos por ejemplo yo lo vincule a tu catalogo de clientes).

    La macro solo fuciona por ejercicio fiscales (es decir de enero a diciembre del año que se desee consultar), los saldos intermedios iniciales (de enero-diciembre) que se requieran segu el periodo indicado, se calcularan automaticamente, por ejemplo suponiendo que deseas un axuliar de un cliente del mes de mayo a junio de 2008, entonces lo que hace la macro es primero localiza el saldo inicial del ejercicio, luego suma todos los debes de enero a abril y resta todos los haberes de enero a abril, de ese forma obtiene el saldo inicial, luego te concentra los movientos en detall de mayo y junio solicitados.

    El archivo esta guardado en formato de excel 2007
    Seguimos en contacto, pruebala y nos comentas...

    Saludos
  14. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Gracias neverdelimon1 ya baje el archivo e he iniciado a evisarlo pero me marca un erro cuando trato de consultar algun cliente, me marca erro de compilación, no se puede encontrar el proyect o bibliteca, y ya no me aparecen más datos en el formato de estado de cuenta.
    Creo que el erro lo marca en el siguiente renglon del macro:
    PesosMN = " (" & PesosMN & IIf(tyCantidad > 1, " PESOS ", " PESO ") & Format(Str(lyCentavos), "00") & "/100 M.N.)")"
    marca en azul Str, y ahí se bloquea el macro.
    Disculpa la molestia y mi poca experiencia en macros.
    de antemano muchisimas gracias por tu ayuda, saludos.
  15. neverdelimon1

    neverdelimon1 Moderador Staff AyudaExcel

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    Hola majo

    Lo que pasa es que la funcion PesosMN, tu archivo cuando lo subiste al foro ya la traia, a esa funcion yo no le modifique en nada, de hecho es totalmente independiente del Sub GenerarAuxiliar, prueba borrando todo el contenido de esa función (borra todo el contenido del Módulo1), y corres la macro...

    Si requieres de esa función PesosMN porque me imagino que la utilizas para pasar pesos a letras, prueba creando otro módulo y pegando el código, otra opcion seria la siguiente, aunque no estoy muy seguro que te funcione ('en teoria deberia funcionar')

    cambia esa linea donde te marca error de forma que quede asi:

    PesosMN = " (" & PesosMN & IIf(tyCantidad > 1, " PESOS ", " PESO ") & VBA.Format(VBA.Str(lyCentavos), "00") & "/100 M.N.)")"


    Te envio saludos
  16. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Hola Neverdelimon1, otra vez muchisimas gracias ya he tenido algún tiempo en probar y checar el macro que me mandaste, de verdad que buen trabajo funciona muy bien, gracias.
    Lo que comentas sobre el macro de pesosMN es cierto el archivo que subí ya tenía esa función, ya que lo ocupo para la impresión de las Notas de Crédito, y funciona bien, pero si dejo el módulo1 junto con el macro del auxiliar manda el error y no corre el macro de auxiliar, ya intente borrar y crear otro módulo pero me da el mismo error, y tambien cambie la linea por la que me especificas en tu post y sigue el error.
    Mi pregunta es, será que el módulo1 se bloquea con el modulo del auxiliar?, o estoy haciendo algo mal?.
    Voy a seguir checando el archivo y si tengo alguna otra duda te pregunto si no es mucha molestia, saludos.
  17. Luis Fernando

    Luis Fernando Usuario Activo

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    Una función como esa la puedes colocar como un complemento y asi usarla en el libro que requieras.

    Al libro donde esta el código le das guardar como y en TIPO le das complemento de Excel, luego deberás activarlo en office 2003 por Herramientas complementos o en office 2007 por boton de office, opciones de excel, complementos....
  18. neverdelimon1

    neverdelimon1 Moderador Staff AyudaExcel

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    Hola Majo

    Una muy buena opcion es la que menciona el master luis Fernando (la de colocar la funcion dentro de los complementos) asi te aparecera como funcion personalizada en cualquier libro (sin necesidad de estar copiando el código).

    Cuando ejecuto la macro junto a la función, a mi no me envia ningun error, si he visto en el modo depuracion, que recorre la funcion cuando se ejecuta la rutina del auxiliar un par de veces, pero a mi no me envia ninguna error (y pues ambos modulos y rutinas son independietes).

    Intenta probandola en otra máquina (quizas se deba la instalacion del VBA de esa máquina donde este corriendo) si en la otra máquina no te envia ningun error, entonces si muy seguro que sea a la instalacion del VBA de esa maquina en particular (en ese caso seria recomendable desistalar y reinstalar el office).


    Saludos
  19. majo

    majo Nuevo Usuario

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    Hola Neverdelimon ya corregí el detalle del macro para convertir números a letras segui el consejo de Luis Fernando y ya corre perfectamente el macro del auxiliar de clientes, de verdad si se aprende mucho en este foro, y son muy amables. Gracias.
    Sigo chencando el macro y estoy tratando de aprender siguiendo el proceso paso a paso, tambien te quisiera preguntar si es posible emitir los estados de cuenta sin importar el ejercicio fiscal, te pregunto lo anterior ya que me gustaria que reflejara la información de dos años, esto para estadistica de comportamiento del cliente.
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