Excel permite representar gráficamente series de valores escritos en una hoja de cálculo. Los gráficos permiten representar la evolución de estos valores, así como compararlos. Estos valores se agrupan en series de datos. En muchos casos es más fácil analizar la evolución de unos datos viendo el gráfico que generan, que viendo los propios datos, es decir que, como es bien sabido, "vale más una imagen que mil palabras".

Según como sea la serie de valores que se quiera representar y según el resultado que se desee, se escogerá el tipo de gráfico más apropiado. Excel permite crear 14 tipos de gráficos distintos y hasta combinar algunos de ellos. Es muy importante antes de crear un gráfico escoger cuidadosamente el tipo que se desea utilizar.

Los Ejes

 Es mediante estos ejes que se representan gráficamente los valores almacenados en la hoja de cálculo. En los gráficos de líneas, barras, columnas, áreas o de dispersión existen 2 ejes, el eje de las abscisas o de categorías (X) que es el eje horizontal y el eje de las ordenadas o de valores (Y) que es el eje vertical.

Normalmente en la hoja de cálculo los datos se organizan en columnas (listas de precios, de gastos, de ingresos), de manera que la primera columna se usa para los valores del eje X (pueden ser números o rótulos) y la siguiente o siguientes para los valores del eje Y.

En los gráficos de 3 dimensiones (3D o de tipo tridimensional) el eje de las categorías sigue siendo el X (Horizontal), pero el de los valores es el Z (vertical), dejando el eje Y para las representaciones de más de una serie (más adelante se explica el concepto de serie).

Gráficos de Líneas

Este tipo de gráfico se usa para representar tendencias o cambios de unos datos (datos agrupados en una serie) en relación con un período de tiempo. En este tipo de gráfico se suele indicar el factor tiempo en el rango de las categorías (X), se puede tratar de años (2001, 2002, ...)
o de meses (Enero, Febrero, ...). Se usa para mostrar, por ejemplo, la evolución del euro respecto al Yen japonés, o la evolución del IPC, etc...

Gráficos de Barras y Gráficos de Columnas

Los gráficos de barras se usan para representar datos en un determinado momento, o para comparar datos entre sí. Los datos se representan mediante barras de diferente tamaño según el valor que representen; a mayor valor, mayor será la barra. El gráfico de barras cambia la posición de los ejes (las categorías son verticales y los valores son horizontales), las barras aparecen horizontales.

Los gráficos de columnas tienen el mismo uso que los gráficos de barras. La diferencia está en que las columnas son verticales.

Estos tipos de gráficos se suelen usar para mostrar los resultados de unas elecciones, para comparar los P.I.B (Producto Interior Bruto) de distintos países, o incluso hasta para comparar el volumen de ventas de distintos productos.

Gráficos Circulares y Gráficos de Anillos

Estos tipos de gráficos se usan para representar la parte o porción de cada elemento relacionado con el todo (el total) de la serie. Por ejemplo, se pueden usar para indicar la
titularidad del patrimonio de una sociedad, o incluso se pueden usar para mostrar qué producto se lleva la mayor parte del mercado.

Las Series

La mayoría de los gráficos permiten representar multiplicidad de series. Esto significa que en un mismo gráfico se pueden representar 2 o más series. Estas series tienen los mismos valores para el eje X, pero valores distintos para el eje Y. De esta forma aparecerían, por ejemplo, cuatro líneas distintas en un gráfico de líneas, o cuatro grupos de columnas en un gráfico de columnas (se usarán distintos colores para diferenciar las series de cada grupo).

Por ejemplo, se podría hacer aparecer en el mismo gráfico de líneas la temperatura de Barcelona, Roma, Sarajevo y Lisboa, correspondientes a 3 meses del año.

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