Aparece el cuadro diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos - paso 1 de 3.

En este primer paso se debe indicar de dónde proceden los datos y qué es lo que desea crear.

Como los datos están en el libro de trabajo actual la opción seleccionada debe ser Lista o base de datos de Microsoft Excel, y el tipo de informe a crear será Tabla dinámica. Pulse Siguiente >. Aparece el paso 2 de 3 del asistente.

En este cuadro de diálogo se confirma el rango de la base de datos. Si la celda activa está dentro de una base de datos de hoja de trabajo cuando se llama al Asistente, éste detectará automáticamente los límites de la base de datos, aunque se puede seleccionar un rango distinto. También puede suceder que:

• Los datos de origen están en una hoja distinta: se debe hacer clic en la etiqueta de la hoja y después seleccionar el rango de base de datos.
• Los datos de origen están en un libro de trabajo distinto (pero abierto): se debe utilizar el menú Ventana para activar el libro de trabajo y seleccionar después el rango de base de datos.
• Los datos de origen están en un libro de trabajo distinto (pero cerrado): se debe hacer clic en el botón Examinar... para elegir el libro de trabajo y después seleccionar el rango de la base de datos.
• En este caso el rango de origen es correcto, pues ya seleccionó una celda dentro del rango de origen, por lo que puede pulsar el botón Siguiente >, y aparecerá el paso 3 de 3.

En este tercer y último paso del Asistente se puede especificar la disposición de la tabla
o bien terminar y crearla posteriormente de forma manual a través de la barra de herramientas. Para crearla durante el asistente, es necesario hacer clic en el botón Diseño....

Haga clic en el botón Diseño... y observe el cuadro que aparece.

Los campos de datos se representan mediante una serie de botones situados en la parte derecha del cuadro de diálogo. Se pueden seleccionar los botones que se deseen como campos de fila y columna (y los que se deseen como datos dentro de la tabla dinámica). La disposición de la tabla se crea arrastrando y soltando los botones de campo sobre la tabla dinámica. Hay cuatro sitios en los que se puede soltar un botón de campo:

• Fila: Campo/s utilizado/s como título/s de fila.
• Columna: Campo/s utilizado/s como título/s de columna.
• Página: Campo/s utilizado/s para filtrar la base de datos, permitiendo visualizar los datos una página cada vez.
• Datos: Los datos reales que estarán dentro de la tabla dinámica (normalmente campos numéricos); al menos un campo debe estar situado en el área de texto.

Siguiendo el ejemplo ordenaremos la tabla para que muestre los nombres de los representantes que están vendiendo determinados productos.

Arrastre el campo Representante al área FILA.

Arrastre el campo Población al área COLUMNA.

Arrastre el campo Producto al área PÁGINA.

Arrastre el campo Ventas al área de DATOS (automáticamente la etiqueta
cambiará a Suma de Ventas, más adelante verá cómo puede cambiarla). El
cuadro ha debido quedar de la siguiente forma:

Pulse el botón Aceptar para regresar al último paso.
En este paso se pide el lugar donde se ubicará la tabla dinámica, que puede ser en:

• Hoja de cálculo nueva, se añadirá una hoja de trabajo al libro activo, y la tabla dinámica se situará en la esquina superior izquierda, empezando por la celda A1.
• Hoja de cálculo existente, deberá hacer clic en la etiqueta de la hoja de cálculo en la que va a situar la tabla, y después hacer clic en la celda destino (para colocar la tabla dinámica en un libro abierto distinto al activo, utilice el menú Ventana para activar el libro, haga clic en la etiqueta y seleccione una celda).

Deje activada la primera opción Hoja de cálculo nueva, para que se cree en una nueva hoja dentro del mismo libro y pulse el botón Finalizar. Aparece la barra de herramientas Tabla dinámica.

La tabla dinámica creada muestra el rendimiento de cada representante dentro de cada población. La disposición especificada en el paso 3 del asistente, determina el nivel de resumen.

Mediante el botón de Mostrar lista de campos  dispondremos de una ventana donde nos encontramos todos y cada uno de los campos que dispone la lista de modo que arrastrando la que necesitamos hasta la posición de la zona donde queramos agrupar, se añadirá automáticamente, sin la necesidad de tener que acceder al asistente.

Haga clic en el icono   si no tiene ya la ventana de Lista de campos de tabla dinámica, para ver como es y a continuación ciérrela volviendo a pulsar sobre el mismo icono.

No se pueden editar las celdas de una tabla dinámica como si fueran celdas normales.

NOTA IMPORTANTE.- Las tablas dinámicas y los gráficos estadísticos no se recalculan automáticamente cuando los datos de origen cambian.

Por ejemplo si ahora se añadiera una nueva fila en la lista que tenemos en la hoja de cálculo Ventas o simplemente cambiara un valor de las ventas, no se reflejaría este cambio en la tabla dinámica que acabamos de crear, si no que deberíamos ir al menú Datos, Actualizar datos para ver estos cambios en la tabla dinámica.

También puede hacer lo mismo desde la opción Actualizar datos del menú contextual de la tabla
dinámica, o a través del botón Actualizar datos de la barra de herramientas Tablas dinámicas.

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